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GT Motive centraliza los servicios de TI y de RRHH con Freshsevice
GT Motive centraliza los servicios de TI y de RRHH con Freshsevice
empleados
activos
tickets anuales
GT Motive es una empresa especializada en la gestión de datos para el sector de la automoción, proporcionando soluciones tecnológicas para talleres, aseguradoras y flotas. Con presencia global y más de 50 años de experiencia, ofrecen herramientas innovadoras para valoración de daños y gestión de siniestros.
Freshservice
> Reto
GT Motive buscaba una solución para centralizar todos los servicios corporativos y las consultas internas de sus empleados que hasta el momento se gestionaban desde el correo electrónico con la consecuente falta de visión global y trazabilidad.
Además, era decisivo que la tecnología tuviera una interfaz amigable para facilitar al máximo el uso y adopción de la solución ITSM por parte tanto de los administradores como de los empleados.
Otro requisito era que la herramienta se pudiese escalar dentro de la compañía fácilmente y que se pudieran actualizar cambios en las reglas de automatización y workflows de forma intuitiva sin contar con grandes conocimientos de programación.
La solución ITSM elegida debía tener la capacidad de centralizar además del catálogo de servicios, la gestión de más de 2000 activos tecnológicos de la compañía (portátiles, servidores, tablets, PCs..) en una sola CMDB, gestionar de forma automatizada los cambios tecnológicos previos a la puesta en producción y ofrecer la trazabilidad exigida por la ISO 27001.
Con la implementación de la nueva tecnología no sólo se buscaba centralizar los servicios de TI, sino también los servicios del departamento de Recursos Humanos automatizando el flujo de aprobaciones de los distintos managers implicados en el onboarding de nuevos empleados.
“Este proyecto acometido por Optima Solutions ha supuesto para GT Motive un acceso más ágil e intuitivo al catálogo de servicios corporativos y una mayor coordinación en el onboarding de empleados. Freshservice ha sido una solución clave para mejorar la trazabilidad tecnológica de cara al cumplimiento de certificaciones como la ISO 27001”.
Damien Dolan, CIO
> Solución
GT Motive optó por la implementación del software ITSM Freshservice de la mano de Optima Solutions, que como Partner Platinum de Freshworks en España, hemos realizado un proyecto personalizado para sus departamentos de IT, Recursos Humanos y Marketing.
Centralización de servicios y peticiones
Con la adopción de Freshservice los más de 350 empleados de GT Motive pueden acceder al catálogo corporativo de forma centralizada desde el portal customizado con el branding de GT Motive. Un punto neurálgico donde generar tickets para reportar incidencias ofimáticas, de infraestructuras o de seguridad.
Desde el propio catálogo de Freshservice los empleados también pueden realizar solicitudes en las áreas de Recursos Humanos, Facilities Management, Marketing o Producto tales como gestión de visitas externas, permisos de accesos, peticiones de licencias y equipamiento, generación de cuentas de correo corporativo o petición de contenidos de Marketing de forma sencilla y visual en pocos clics.
En relación al catálogo de servicios de RRHH, en su implementación se diferenciaron dos workspaces con sus categorías de solicitud y flujos de trabajo correspondientes: uno para toda la compañía donde tramitar el proceso de alta y bajas de empleados; y otro con mayor privacidad donde el empleado puede solicitar información de datos sensibles particulares sobre nóminas, beneficios sociales, bajas por enfermedad…etc.
Por otro lado, dentro de Frehservice se ha integrado el onboarding de empleados. Un módulo desde donde gestionar las altas, bajas y cambios de puesto de los empleados. Para ello, se automatizaron distintos procesos de aprobación y tareas predefinidas. Una automatización enfocada a mejorar el workflow de los equipos implicados y agilizar la operativa diaria del departamento de RRHH.
Más de 2.000 activos centralizados en Freshservice
Ante la necesidad de tener controlada la gestión de más de 2000 activos tecnológicos de la compañía (switches, portátiles, servidores, tablets, PCs..) en una sola CMDB , Freshservice se presentó como una solución idónea para centralizar el inventario de TI y realizar el seguimiento de los activos en tiempo real para conocer los recursos disponibles e infrautilizados.
Un inventario trazable para obtener información global ante cualquier auditoría tecnológica y manejable a nivel técnico, ya que las altas y bajas de los distintos activos se pueden realizar de forma sencilla y autónoma atendiendo a las necesidades tecnológicas de GT Motive.
Integraciones
Para unificar el acceso a la plataforma de Freshservice por parte de los empleados se ha integrado con el Single Sign On de Azure AD. Esto ha permitido la gestión única de identidades agilizando el uso diario de la solución de ITSM.
> Conclusión
Este proyecto de implementación de Freshservice ha supuesto para GT Motive una mejora en la coordinación en la gestión de TI así como una mayor trazabilidad tecnológica de cara al cumplimiento de certificaciones como la ISO 27001.
Desde el punto de vista de la centralización de los servicios corporativos se ha mejorado la experiencia del empleado facilitando la gestión de consultas y agilizando su resolución notablemente mediante un catálogo de servicios más accesible e intuitivo.
Resultados
Mayor trazabilidad de los más de 2000 activos de TI.
Mayor coordinación y agilidad en el proceso de onboarding de empleados.
Aumento de la coordinación en la gestión de servicios corporativos.
Acceso ágil al portal de RRHH para consultar información personal de cada empleado.
Autonomía a la hora de escalar la solución y realizar cambios en el día a día.
Visibilidad de datos relevantes en la gestión de servicios para tomar decisiones de mejora.